Glossário de gestão de clínicas
Da captação aos relatórios: entenda os principais conceitos e métricas utilizados em softwares e na rotina operacional da clínica odontológica.
Anamnese digital
Entrevista conduzida com o paciente para recolher informações sobre saúde geral, medicamentos e histórico, porém registrada de forma estruturada em ambiente digital seguro.
"O paciente preenche um formulário no tablet da recepção sobre sua alergia a medicamentos. A resposta aparece imediatamente atrelada à sua ficha no prontuário que o dentista visualiza no consultório."
Conversão de orçamento
O percentual de orçamentos apresentados aos pacientes que são efetivamente aprovados e fechados.
"Se a clínica gerou R$ 100.000,00 em propostas no mês e pacientes fecharam R$ 40.000,00 em tratamentos, a taxa de conversão em valor é de 40%."
CRM odontológico
Sistema focado em organizar o funil de relacionamento da clínica, permitindo o acompanhamento do paciente desde o primeiro contato como 'lead', avaliação, aprovação de orçamento até a manutenção de longo prazo.
"Quando um paciente entra em contato pelo Instagram, ele entra no CRM como 'Novo Contato'. Após marcar a avaliação, o card do paciente se move para 'Agendado'. Após o tratamento, ele pode ser movido para 'Retorno 6 meses'."
Follow-up
Ato de fazer um acompanhamento, uma segunda abordagem com um paciente que pediu um orçamento, fez uma avaliação e não fechou, ou mesmo após um tratamento complexo para medir a satisfação.
"A secretária envia uma mensagem para Carlos na terça-feira perguntando se ele conseguiu analisar o plano de tratamento de implantes apresentado na semana passada."
Lead
Um potencial paciente que demonstrou interesse nos serviços da clínica ao fornecer informações de contato (ex: enviou mensagem no WhatsApp, preencheu formulário).
"Uma pessoa que envia uma mensagem perguntando 'Qual o valor da avaliação de invisalign?' torna-se um lead."
LGPD (na odontologia)
A Lei Geral de Proteção de Dados aplicável ao ambiente clínico, exigindo que a clínica documente e garanta controles rígidos de acesso, consentimento e segurança para as informações sensíveis (de saúde) dos pacientes.
"Garantir que a recepcionista não possa apagar registros médicos e manter um log de quem acessou a ficha de saúde do paciente."
Taxa de comparecimento
Métrica que indica a porcentagem de pacientes que efetivamente compareceram às consultas agendadas, fundamental para medir a eficiência operacional e mitigar perdas financeiras.
"De 100 consultas marcadas na semana, 85 foram realizadas. A taxa de comparecimento é 85%. Os 15 faltantes representam horários perdidos na cadeira."
Ticket médio
O valor médio que cada paciente gasta na clínica em um determinado período. Calculado dividindo o faturamento total pelo número de pacientes atendidos.
"Se a clínica faturou R$ 50.000,00 no mês e atendeu 100 pacientes, o ticket médio foi de R$ 500,00 por paciente."